Die interne Kommunikation über den Austritt eines Mitarbeiters erfordert Fingerspitzengefühl und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben. Ein aktueller Fall beleuchtet, warum Unternehmen bei der Bekanntgabe solcher Informationen besonders sorgfältig sein sollten.
Der Fall: Kündigungsbekanntgabe ohne Rücksprache
Ein Beschäftigter wandte sich an das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz (ULD), da sein Arbeitgeber intern kommuniziert hatte, dass er das Unternehmen „auf eigenen Wunsch“ verlassen werde. Diese Formulierung wurde ohne Rücksprache mit dem Betroffenen verwendet.
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gelten Angaben zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses als personenbezogene Daten, da sie eine identifizierbare Person betreffen. Unternehmen sind daher verpflichtet, die Verarbeitung solcher Daten streng nach den gesetzlichen Vorgaben zu gestalten.
Rechtliche Grundlagen und Anforderungen
Nach § 26 Abs. 1 BDSG dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten nur verarbeitet werden, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses erforderlich ist. Ebenso muss der Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) beachtet werden.
Kernaussagen des Falls:
- Die Bekanntgabe des genauen Kündigungsdatums kann in manchen Fällen erforderlich sein, beispielsweise zur Sicherstellung interner Prozesse.
- Die Angabe, dass ein Mitarbeiter „auf eigenen Wunsch“ das Unternehmen verlässt, ist jedoch in der Regel nicht notwendig und verstößt gegen den Grundsatz der Datenminimierung.
Empfehlungen für die Praxis
Für Unternehmen ergeben sich aus diesem Fall folgende Leitlinien:
- Eingrenzung des Informationsflusses: Informationen über den Austritt eines Mitarbeiters sollten nur an die Abteilungen weitergegeben werden, für die dies zur Aufrechterhaltung der Arbeitsabläufe zwingend erforderlich ist.
- Datenminimierung: Sensible Informationen, wie die Gründe für den Austritt, sollten vermieden werden, sofern sie nicht ausdrücklich notwendig sind.
- Einbindung der Betroffenen: Beschäftigte sollten über die geplante Kommunikation informiert und einbezogen werden.
Konsequenzen für den Arbeitgeber
Das Verfahren wurde mit einer Warnung und einem Hinweis an den Arbeitgeber abgeschlossen. Ziel war es, künftig ähnliche Verstöße zu verhindern und die datenschutzrechtliche Sensibilität im Umgang mit personenbezogenen Daten zu erhöhen.
Fazit: Vertrauen durch Datenschutz stärken
Der Fall zeigt, wie wichtig ein bewusster Umgang mit personenbezogenen Daten im Arbeitsalltag ist. Datenschutz ist nicht nur gesetzliche Pflicht, sondern auch eine Möglichkeit, das Vertrauen der Beschäftigten zu stärken. Eine transparente und rücksichtsvolle Kommunikation trägt wesentlich dazu bei.
Unsere Experten stehen gerne beratend zur Seite, um datenschutzkonforme Prozesse zu entwickeln und mögliche Schwachstellen zu identifizieren.