Die Verarbeitung privater Kontaktdaten wie Telefonnummern oder E-Mail-Adressen von Beschäftigten ist ein sensibles Thema, das viele rechtliche und praktische Fragen aufwirft. Arbeitgeber müssen hierbei den Grundsatz der Datenminimierung und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) gewährleisten.
Wann dürfen private Kontaktdaten verarbeitet werden?
Die Verarbeitung privater Kontaktdaten ist laut Art. 6 Abs. 1 DSGVO nur zulässig, wenn eine gesetzliche Grundlage, ein berechtigtes Interesse oder die Einwilligung der Betroffenen vorliegt. Folgende Aspekte sind dabei entscheidend:
1. Erforderlichkeit der Datenverarbeitung
- Private Kontaktdaten dürfen nur verarbeitet werden, wenn dies unbedingt notwendig ist, z. B. im Rahmen von Rufbereitschaften oder Notfällen.
- Generelle Abfragen ohne spezifischen Zweck verstoßen gegen den Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 DSGVO).
2. Einwilligung der Beschäftigten
- Eine Einwilligung ist nur wirksam, wenn sie freiwillig erfolgt. Aufgrund des Ungleichgewichts im Arbeitsverhältnis ist die Freiwilligkeit häufig nicht gegeben (Art. 7 DSGVO).
- Ausnahmen: Einwilligungen, die in Notfällen (z. B. Pandemiebekämpfung) klar freiwillig und zweckgebunden erfolgen, können zulässig sein.
3. Bereitstellung dienstlicher Kommunikationsmittel
- Arbeitgeber sollten statt privater Kontaktdaten dienstliche Geräte oder Rufnummern bereitstellen. So bleibt die Trennung zwischen beruflichen und privaten Bereichen gewahrt.
Unzulässige Praktiken
1 Erhebung ohne Zweckbindung
- Private Kontaktdaten dürfen nicht pauschal für potenzielle Notfälle oder Dienstplanänderungen erfasst werden.
- Alarmlisten mit privaten Telefonnummern sind nur in streng begründeten Einzelfällen zulässig.
2. Verpflichtung zur Angabe privater Daten
- Eine allgemeine Pflicht, private Kontaktdaten mitzuteilen, ist nicht rechtens. Der Arbeitgeber kann keine Nebenpflichten für die Vorhaltung privater Kommunikationsmittel begründen.
3. Unkontrollierter Zugriff
- Wenn private Kontaktdaten gesammelt werden, müssen diese sicher gespeichert und der Zugriff streng kontrolliert werden.
Empfehlungen für Arbeitgeber
1. Dienstliche Geräte bereitstellen
- Um die Erreichbarkeit sicherzustellen, sollten Arbeitgeber Diensthandys oder dienstliche E-Mail-Adressen einrichten.
2. Klare Richtlinien schaffen
- Entwickeln Sie Datenschutzrichtlinien, die den Umgang mit privaten und dienstlichen Kontaktdaten regeln.
3. Alternative Lösungen nutzen
- Setzen Sie auf flexible Schichtpläne oder automatische Benachrichtigungssysteme, um kurzfristige Änderungen zu kommunizieren, ohne private Daten zu verwenden.
Fazit
Die Verarbeitung privater Kontaktdaten von Beschäftigten erfordert eine klare Rechtsgrundlage und sollte nur in Ausnahmefällen erfolgen. Arbeitgeber sollten datenschutzfreundliche Alternativen bevorzugen, um Konflikte und Verstöße gegen die DSGVO zu vermeiden. Eine transparente Kommunikation und ein achtsamer Umgang mit personenbezogenen Daten fördern zudem das Vertrauen der Beschäftigten.