Der Umgang mit E-Mail-Verteilern wirft immer wieder datenschutzrechtliche Fragen auf. Besonders offene Verteiler, bei denen Empfänger-Adressen für alle sichtbar sind, können schnell zu Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) führen. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Fallstricke es gibt und wie Verantwortliche E-Mails datenschutzgerecht versenden.
Was ist ein offener E-Mail-Verteiler?
Ein offener E-Mail-Verteiler liegt vor, wenn die E-Mail-Adressen aller Empfänger sichtbar sind, z. B. durch Verwendung des Cc-Feldes (Kopie). Dadurch werden die personenbezogenen Daten der Empfänger allen anderen zugänglich gemacht.
Personenbezogene Daten in E-Mails umfassen:
- E-Mail-Adressen mit Vor- und Nachnamen,
- Adressen mit Pseudonymen oder Kürzeln, die Rückschlüsse auf die Identität erlauben.
Warum offene E-Mail-Verteiler problematisch sind
Gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO ist für jede Verarbeitung personenbezogener Daten eine Rechtsgrundlage erforderlich. Da diese bei offenen Verteilern meist fehlt, kommt es zu folgenden Problemen:
- Ungewollte Datenweitergabe : Die Empfänger-Adressen werden ohne Einwilligung Dritten bekannt gegeben.
- Verstoß gegen die Datenminimierung : Nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO dürfen nur notwendige Daten verarbeitet werden. Die Einbindung einer Vielzahl von Adressen ohne konkreten Bedarf widerspricht diesem Grundsatz.
- Rechtliche Konsequenzen : Verstöße können Bußgelder nach Art. 83 Abs. 5 DSGVO und aufsichtsrechtliche Maßnahmen nach Art. 58 Abs. 2 DSGVO nach sich ziehen.
Beispiele aus der Praxis
- Bewusste Nutzung des Cc-Feldes : Ein Lehrer sendet Informationen an Eltern, ohne die Adressen im Bcc-Feld (Blindkopie) zu verbergen. Dadurch wird die Privatsphäre der Eltern verletzt.
- E-Mails zwischen Behörden: In einem Fall wurden mehr als 30 dienstliche E-Mail-Adressen aus verschiedenen Behörden in einen offenen Verteiler aufgenommen. Hier wurde der Grundsatz der Datenminimierung verletzt, da nicht alle Empfänger das Anliegen betraf.
Wann ist die Nutzung eines offenen Verteilers erlaubt?
- Nur wenn alle Empfänger ausdrücklich eingewilligt haben.
- Dienstliche E-Mail-Adressen haben ein geringeres Schutzniveau, können jedoch ebenfalls nur im erforderlichen Umfang verwendet werden.
Wie können Verstöße vermieden werden?
- Bcc-Feld nutzen: Verwenden Sie das Bcc-Feld, um E-Mail-Adressen der Empfänger zu verbergen.
- Adressatenkreis überprüfen: Prüfen Sie, ob alle Empfänger die Informationen wirklich benötigen.
- Einwilligungen einholen: Holen Sie vor der Nutzung eines offenen Verteilers die Zustimmung der Betroffenen ein.
- Interne Schulungen durchführen: Sensibilisieren Sie Mitarbeitende für den korrekten Umgang mit E-Mail-Adressen.
Fazit
Offene E-Mail-Verteiler bergen erhebliche Datenschutzrisiken. Verantwortliche sollten geeignete Maßnahmen ergreifen, um die Vertraulichkeit personenbezogener Daten zu gewährleisten. Eine korrekte Nutzung des Bcc-Feldes und die Einhaltung datenschutzrechtlicher Prinzipien schützen nicht nur die Privatsphäre der Empfänger, sondern auch vor rechtlichen Konsequenzen.