Arbeitgeber und öffentliche Stellen sehen sich immer wieder mit der Frage konfrontiert, ob und in welchen Fällen sie erweiterte Führungszeugnisse von Angestellten und Beamten einholen dürfen. Obwohl das Einholen solcher Dokumente manchmal notwendig ist, kommt es dabei nicht selten zu rechtlichen Fehlanwendungen – insbesondere durch unnötige oder übermäßige Datenerhebung. Dieser Blogbeitrag klärt auf, wann und unter welchen Bedingungen die Verarbeitung von Daten aus erweiterten Führungszeugnissen wirklich zulässig ist und welche datenschutzrechtlichen Vorgaben dabei zu beachten sind.
Wann darf ein erweitertes Führungszeugnis verlangt werden?
Die Voraussetzungen für die Beantragung und Einsicht in ein erweitertes Führungszeugnis sind im Bundeszentralregistergesetz (BZRG) geregelt. Laut § 30a BZRG darf eine Person ein erweitertes Führungszeugnis anfordern, wenn dies in bestimmten gesetzlichen Bestimmungen vorgesehen ist oder wenn die Tätigkeit Kontakte zu Minderjährigen beinhaltet, beispielsweise in der Beaufsichtigung, Betreuung oder Erziehung. Arbeitgeber und Dienstherren müssen in solchen Fällen die Notwendigkeit der Vorlage bescheinigen.
Ein Beispiel zeigt, wie leicht es zu Überprüfungen kommen kann, die gesetzlich nicht zulässig sind: Eine Stadtverwaltung forderte alle Angestellten und Beamten pauschal dazu auf, ein erweitertes Führungszeugnis vorzulegen. Diese Anweisung stützte sich jedoch auf keine gesetzliche Grundlage, und somit war die Forderung unzulässig. Die Stadtverwaltung wurde angewiesen, die erfassten Daten zu löschen und die Anweisung zurückzunehmen.
Führungszeugnisse in der Personalakte – sinnvoll oder nicht?
Auch die Frage, ob das erweiterte Führungszeugnis in die Personalakte aufgenommen werden sollte, ist von Bedeutung. Hierbei gilt, dass eine bloße Einsichtnahme und Vermerk über das Ergebnis für die Zwecke der Personalverwaltung ausreichend sind. Das Führungszeugnis selbst kann nach der Einsicht den Beschäftigten zurückgegeben werden. Dieser Ansatz ist in Einklang mit Art. 5 Abs. 1 Buchst. c DSGVO, die vorsieht, dass nur notwendige und zweckmäßige Daten verarbeitet werden.
Wiederkehrende Vorlage eines Führungszeugnisses – wann sinnvoll?
In bestimmten Fällen, etwa zur Sicherstellung der Betriebsfähigkeit mit geeignetem Personal, kann es notwendig sein, das Führungszeugnis in regelmäßigen Abständen erneut vorzulegen. Dabei sind Abstände von drei bis fünf Jahren aus datenschutzrechtlicher Sicht vertretbar. Diese Regelung bietet eine Balance zwischen Datenschutz und den Sicherheitsanforderungen der jeweiligen Stelle.
Datenschutz-Tipps für Arbeitgeber
- Nur gesetzlich vorgesehene Fälle prüfen: Informationen aus erweiterten Führungszeugnissen sollten nur dann verarbeitet werden, wenn dies ausdrücklich gesetzlich erlaubt ist oder im Rahmen der Betreuung Minderjähriger erforderlich ist.
- Führungszeugnis nicht in Personalakte aufnehmen: Statt das Führungszeugnis dauerhaft zu speichern, genügt die Einsichtnahme und ein Vermerk über das Ergebnis.
- Regelmäßige, aber sparsame Aktualisierung: Eine erneute Vorlage in einem Abstand von drei bis fünf Jahren ist zulässig, sollte aber stets an die betriebliche Notwendigkeit angepasst sein.
Fazit
Die Verarbeitung von Informationen aus erweiterten Führungszeugnissen ist nur in klar umrissenen, gesetzlich bestimmten Fällen zulässig. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass Führungszeugnisse nicht übermäßig verarbeitet und persönliche Daten der Beschäftigten nur im erforderlichen Umfang gespeichert werden. Indem Arbeitgeber und Dienstherren die Vorgaben der DSGVO und des BZRG genau beachten, schützen sie nicht nur die Daten ihrer Mitarbeitenden, sondern vermeiden auch rechtliche Konsequenzen bei Datenschutzverstößen.