Die korrekte Aufbewahrung von Personalakten ist im öffentlichen Dienst von entscheidender Bedeutung. Eine Beschwerde in Schleswig-Holstein führte dazu, dass die Datenschutzaufsichtsbehörde die Einhaltung der geltenden Aufbewahrungsfristen prüfte. Dabei wurden wichtige Vorgaben für Beamte und Tarifbeschäftigte hervorgehoben. Hier ging es zwar konkret um den öffentlichen Dienst, allerdings können hierfür auch Schlüsse für die Privatwirtschaft gezogen werden.
Gesetzliche Grundlagen für Beamte
Die Aufbewahrungsfristen für abgeschlossene Personalakten von Beamten im öffentlichen Dienst sind klar geregelt. Gemäß § 15 Landesdatenschutzgesetz (LDSG) in Verbindung mit § 91 Abs. 1 Landesbeamtengesetz (LBG) beträgt die Aufbewahrungsfrist grundsätzlich fünf Jahre. Diese Frist beginnt ab bestimmten Zeitpunkten, wie:
- dem Ausscheiden aus dem Beamtenverhältnis nach dem Vorbereitungsdienst,
- dem Ablauf des Todesjahres, sofern keine versorgungsberechtigten Hinterbliebenen vorhanden sind.
Für spezifische Unterlagen wie Beihilfen, Heilfürsorge, Erholungsurlaub oder Versorgungsakten können abweichende Fristen gemäß § 91 Abs. 2 und 3 LBG gelten.
Besonderheiten bei Tarifbeschäftigten
Im Gegensatz zu Beamten gibt es für Tarifbeschäftigte im öffentlichen Dienst keine expliziten Vorgaben für den Beginn der Aufbewahrungsfrist der Grundakte. Jedoch gelten § 91 Abs. 2 LBG für spezifische Dokumente wie Erholungsurlaub oder Reisekosten. Darüber hinaus können andere gesetzliche Vorschriften, etwa aus der Abgabenordnung oder dem Steuerrecht, herangezogen werden. Auch die regelmäßige Verjährungsfrist gemäß §§ 195, 199 BGB kann eine Rolle spielen, sofern Ansprüche aus dem Beschäftigungsverhältnis noch bestehen.
Anpassung der Fristen
Im vorliegenden Fall passte die verantwortliche Behörde die Aufbewahrungsfristen für Personalakten von Tarifbeschäftigten an. Dies verdeutlicht die Notwendigkeit, gesetzliche Anforderungen regelmäßig zu prüfen und anzupassen, um Datenschutzverstöße zu vermeiden.
Warum ist die Einhaltung der Fristen wichtig?
Eine korrekte Aufbewahrung von Personalakten schützt nicht nur personenbezogene Daten, sondern gewährleistet auch die Einhaltung rechtlicher Vorgaben. Verstöße können nicht nur rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, sondern auch das Vertrauen in die Verwaltung beeinträchtigen.
Wir stehen Ihnen beratend zur Seite
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