Das Unabhängige Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein (ULD) hat in seinem Tätigkeitsbericht 2023 bestätigt, dass der Auskunftsanspruch nach Artikel 15 DSGVO gegenüber Arbeitgebern nicht grenzenlos ist.
Arbeitnehmer können zwar eine Bestätigung und Kopie ihrer personenbezogenen Daten verlangen, die beim ehemaligen Arbeitgeber gespeichert sind. Doch wenn der Aufwand für das Unternehmen unverhältnismäßig hoch ist, kann der Anspruch beschränkt oder abgelehnt werden.
Welche Daten müssen Arbeitgeber bereitstellen? Wann ist ein Antrag auf Datenauskunft überzogen? Und welche Konsequenzen hat das für Arbeitnehmer und Arbeitgeber?
Hintergrund des Falls: Arbeitnehmer fordert umfassende Datenauskunft
Ein ehemaliger Arbeitnehmer stellte eine DSGVO-Auskunftsanfrage nach Artikel 15 DSGVO an seinen früheren Arbeitgeber. Er verlangte:
- Sämtliche personenbezogene Daten, die noch gespeichert sind
- E-Mail-Korrespondenzen, interne Vermerke und Schriftsätze
- Metadaten, darunter Protokolleinträge aus IT-Systemen
Das Unternehmen verweigerte einen Teil der Auskunft mit der Begründung, dass eine vollständige Recherche aller Daten zu aufwendig sei und Daten Dritter betroffen sein könnten.
Das ULD bestätigte die Auffassung des Arbeitgebers und folgte der bisherigen Rechtsprechung.
Wo liegt die Grenze des Auskunftsanspruchs?
Das ULD kam zu einer differenzierten Bewertung:
➡ Welche Daten müssen herausgegeben werden?
✅ Vertragliche Unterlagen, Gehaltsabrechnungen, Arbeitszeugnisse
✅ Telefonvermerke und andere personenbezogene Aufzeichnungen
✅ Daten, die direkt mit der Arbeitsleistung in Verbindung stehen
➡ Welche Daten sind vom Anspruch ausgenommen?
❌ Interne rechtliche Bewertungen und Analysen
❌ Umfassende IT-Protokolleinträge oder Metadaten
❌ Daten, die einen unverhältnismäßigen Suchaufwand erfordern
➡ Warum kann eine umfassende Suche verweigert werden?
Das ULD folgte der Auffassung mehrerer Gerichte, dass eine flächendeckende Suche nach personenbezogenen Daten in:
- Servern, Datenbanken, E-Mail-Postfächern
- Webanwendungen, Verzeichnisstrukturen, Speichermedien
- Systemen von Vorgesetzten und Kollegen
einen unverhältnismäßigen Aufwand bedeutet und als treuwidrig gelten kann.
Auswirkungen des Urteils auf Arbeitgeber
- Unternehmen müssen Auskunft über personenbezogene Daten geben, die direkt mit dem Arbeitsverhältnis zusammenhängen.
- Ein pauschales Ablehnen von Auskunftsanfragen ist unzulässig, aber unverhältnismäßiger Aufwand kann als Ablehnungsgrund geltend gemacht werden.
- Die Gründe für eine Teil-Ablehnung müssen konkret dargelegt werden.
- Datenschutzbehörden folgen zunehmend der Linie, dass ein Auskunftsanspruch nicht unbegrenzt eingefordert werden kann.
- Unternehmen sind dennoch verpflichtet, ihre Verarbeitungstätigkeiten nachvollziehbar zu dokumentieren.
Fazit: DSGVO-Auskunftsansprüche sind nicht grenzenlos
Das ULD bestätigt mit dieser Einschätzung die bestehende Rechtsprechung: Ehemalige Arbeitnehmer haben ein Auskunftsrecht über ihre gespeicherten Daten, jedoch nur in einem verhältnismäßigen Umfang.
Arbeitgeber müssen personenbezogene Daten bereitstellen, sind aber nicht verpflichtet, umfangreiche IT-Forensik zu betreiben, um jede einzelne Datei oder Metadaten zu durchsuchen.
Falls Unternehmen unsicher sind, wie sie auf DSGVO-Auskunftsanfragen korrekt reagieren sollen, oder Arbeitnehmer sich über ihre Rechte bei Datenauskunft informieren möchten, stehen wir gern beratend zur Seite.