Das Recht auf Auskunft gemäß Artikel 15 der DSGVO gibt betroffenen Personen die Möglichkeit, umfassende Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten. Doch wie verhält es sich mit der Anforderung einer Personalausweiskopie zur Identitätsprüfung? Dieser Frage widmen wir uns in diesem Beitrag.
Wann ist ein Identitätsnachweis erforderlich?
Gemäß Artikel 12 Absatz 6 der DSGVO darf ein Verantwortlicher zusätzliche Informationen zur Bestätigung der Identität verlangen, wenn „begründete Zweifel an der Identität der natürlichen Person“ bestehen. Zweifel liegen dann vor, wenn die vorhandenen Daten zwar auf eine bestimmte Person hindeuten, jedoch Zweifel daran bestehen, ob der Antragsteller tatsächlich diese Person ist.
Wichtig: Eine routinemäßige Anforderung von Identitätsnachweisen ist nicht zulässig. Jeder Fall muss individuell geprüft und dokumentiert werden.
Nutzung einer Personalausweiskopie
Sollte die Vorlage eines Personalausweises erforderlich sein, sind folgende Punkte zu beachten:
- Einwilligung: Gemäß § 20 Absatz 2 des Personalausweisgesetzes ist das Anfertigen oder Einholen einer Kopie grundsätzlich nur mit Einwilligung des Inhabers erlaubt. Dabei sind die Anforderungen an eine wirksame Einwilligung nach Artikel 7 DSGVO zu beachten.
- Datenminimierung: Nicht alle Daten auf dem Personalausweis sind relevant. Antragsteller sollten darauf hingewiesen werden, dass unnötige Angaben wie Augenfarbe, Körpergröße oder die Zugangsnummer geschwärzt werden können.
- Relevante Angaben: Benötigt werden in der Regel Name, Vorname, die ausstellende Behörde, das Gültigkeitsdatum und gegebenenfalls die Anschrift.
Datensicherheit bei der Übermittlung
Besonders bei digitaler Kommunikation ist der Schutz personenbezogener Daten essenziell. Eine Übermittlung der Personalausweiskopie per E-Mail sollte nur verschlüsselt erfolgen. Eine einfache Transportverschlüsselung ist nicht ausreichend; Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist zu bevorzugen, um sicherzustellen, dass keine unbefugten Dritten Zugriff erhalten.
Handlungsempfehlungen für Unternehmen
- Prüfung im Einzelfall: Bestimmen Sie, welche Angaben wirklich erforderlich sind, und vermeiden Sie routinemäßige Identitätsnachweise.
- Kommunikation: Informieren Sie Antragsteller klar und transparent über den Zweck und den Umfang der angeforderten Daten.
- Schutzmaßnahmen: Sorgen Sie für eine sichere Übermittlung und Speicherung der sensiblen Informationen.
Wir stehen Ihnen zur Seite
Falls Sie Fragen zu den Anforderungen bei der Identitätsprüfung oder zur Umsetzung von Datenschutzrichtlinien haben, unterstützen wir Sie gern mit unserer Expertise. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihre individuellen Anforderungen.