Microsoft hat angekündigt, ab Dezember 2025 eine neue Funktion in Microsoft Teams einzuführen, mit der Arbeitgeber künftig die Anwesenheit ihrer Mitarbeitenden im Büro erfassen können. Dafür sollen Kalenderdaten, Statusinformationen und Arbeitsplatzbuchungen automatisch zusammengeführt werden.
Was Microsoft als Beitrag zu „Raum- und Ressourcenoptimierung“ bewirbt, ist in Wahrheit ein System zur digitalen Anwesenheitskontrolle – und damit in Deutschland datenschutzrechtlich nicht zulässig.
Was die neue Funktion tut
Microsoft kombiniert Daten aus verschiedenen Diensten:
- Kalendereinträge (z. B. mit Ortsangabe „Büro“ oder „Homeoffice“),
- Buchungen über Microsoft Places,
- und den Status in Teams („verfügbar“, „abwesend“, „offline“).
So entsteht ein vollständiges Bild, wann sich Beschäftigte wo aufhalten – und wann nicht. Arbeitgeber können daraus Anwesenheitsstatistiken ableiten, die bis auf Tages- oder Stundenebene zeigen, wie oft jemand im Büro war.
Diese Funktion mag aus Sicht der Raumplanung praktisch erscheinen – sie ist aber arbeitsrechtlich und datenschutzrechtlich hoch problematisch.
Warum das rechtlich unzulässig ist
1. Verstoß gegen den Grundsatz der Erforderlichkeit
Nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO dürfen personenbezogene Daten nur verarbeitet werden, soweit sie für den jeweiligen Zweck erforderlich sind. Für die reine Verwaltung von Büroräumen reicht es vollkommen aus, anonyme oder aggregierte Buchungsdaten zu nutzen. Eine personenbezogene Erfassung von Anwesenheit ist dafür nicht notwendig – und damit nicht rechtmäßig.
2. Keine zulässige Rechtsgrundlage
Microsoft bewirbt die Funktion für Unternehmen, ohne dass eine tragfähige Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO besteht.
- Eine Einwilligung der Mitarbeitenden wäre kaum freiwillig (wegen des Abhängigkeitsverhältnisses im Arbeitsverhältnis).
- Eine Pflicht aus dem Arbeitsvertrag oder dem Entgeltfortzahlungsgesetz besteht nicht.
- Eine betriebliche Notwendigkeit (z. B. zur Sicherheit oder Zutrittskontrolle) ist nicht gegeben.
Damit fehlt die rechtliche Grundlage vollständig – die Nutzung wäre unzulässige Datenverarbeitung.
3. Überwachung durch technische Systeme
Da mit dieser Funktion Verhaltens- und Leistungsdaten erfasst werden, greift § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG: Der Betriebsrat hat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht. Einseitige Einführung durch den Arbeitgeber wäre daher nicht nur datenschutzwidrig, sondern auch betriebsverfassungswidrig.
4. Hohe Risiken für Datenschutz-Folgenabschätzung
Nach Art. 35 DSGVO wäre für die Einführung eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) zwingend erforderlich. Dabei würde sich zeigen: Das Risiko für Rechte und Freiheiten der Beschäftigten ist hoch – insbesondere, weil sich aus den Daten Arbeits- und Bewegungsprofile erstellen lassen.
Die datenschutzrechtliche Realität
Diese Funktion führt dazu, dass Microsoft (und mittelbar auch der Arbeitgeber) dauerhaft Bewegungs- und Aktivitätsdaten verarbeitet. Selbst wenn Unternehmen nur „Raumbelegung“ planen wollen, entstehen dabei personenbezogene Nutzungsprofile.
Schon der technische Vorgang – die automatische Zusammenführung von Kalender- und Statusdaten – widerspricht dem Prinzip der Datenminimierung und Zweckbindung (Art. 5 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).
Faktisch wird so ein digitales Überwachungssystem geschaffen, das erkennen lässt, wann jemand im Büro war, wann nicht, und wie lange. Diese Form der indirekten Arbeitszeiterfassung ist in Deutschland nur auf gesetzlicher Grundlage zulässig, etwa nach dem Arbeitszeitgesetz – nicht aber über Microsoft-Dienste.
Was Unternehmen jetzt tun müssen
Wer Microsoft 365 nutzt, sollte sich auf die Einführung der neuen Funktion vorbereiten – und aktiv dagegen steuern, bevor sie automatisch aktiviert wird.
Empfohlene Maßnahmen:
- Technische Deaktivierung der Anwesenheitsfunktion, sobald sie verfügbar ist.
- Datenschutzprüfung der eigenen Microsoft-Konfiguration, insbesondere in Verbindung mit Places und Viva.
- Betriebsrat einbinden, bevor neue Monitoring-Funktionen genutzt werden.
- Klare Richtlinie für den Umgang mit Beschäftigtendaten in Kollaborationstools erstellen.
- Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen, falls Funktionen nicht vollständig deaktiviert werden können.
Fazit: Kein Place for Places
Die neue Anwesenheitsfunktion in Microsoft Teams zeigt einmal mehr, dass globale Softwarekonzerne europäische Datenschutz- und Arbeitsrechtsstandards oft nicht ausreichend berücksichtigen. Das Microsoft als Effizienzfunktion präsentiert, ist in Deutschland ein Überwachungstool – und damit nicht rechtskonform einsetzbar.
Unternehmen, die Microsoft 365 datenschutzkonform betreiben wollen, müssen aktiv handeln: Abschalten, prüfen, informieren. Der Grundsatz bleibt: Nur so viele Daten wie unbedingt erforderlich – und niemals auf Kosten der Privatsphäre der Beschäftigten.
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie Ihre Microsoft-365-Umgebung rechtskonform konfigurieren und dokumentieren, stehen wir Ihnen gern beratend zur Seite.