Versteckte Systeme – ein unsichtbares Sicherheitsproblem
Schatten-IT bezeichnet alle IT-Systeme, Anwendungen oder Cloud-Dienste, die in einem Unternehmen ohne Wissen oder Zustimmung der IT-Abteilung eingesetzt werden.
Das kann harmlos wirken – etwa, wenn Mitarbeitende schnell ein kostenloses Online-Tool nutzen, um ihre Arbeit zu erleichtern. Doch gerade diese unkontrollierte Nutzung führt dazu, dass sensible Daten in Systeme gelangen, die nicht abgesichert oder überprüft sind.
Typische Beispiele sind private Cloud-Dienste, nicht genehmigte Projektmanagement-Tools oder KI-gestützte Anwendungen, die ohne Freigabe getestet werden. Das Problem: Was außerhalb der offiziellen IT läuft, entzieht sich jeglicher Kontrolle – und genau darin liegt das Risiko.
Warum Mitarbeitende zur Schatten-IT greifen
Schatten-IT entsteht selten aus Nachlässigkeit, sondern häufig aus Engpässen oder fehlender Flexibilität in den offiziellen IT-Strukturen.
Langsame Freigabeprozesse, starre Richtlinien oder veraltete Software führen dazu, dass Mitarbeitende nach eigenen Lösungen suchen.
Was als pragmatische Hilfe gedacht ist, kann sich jedoch schnell zum Compliance-Verstoß entwickeln.
Datenschutzrechtliche Risiken: Kontrollverlust über personenbezogene Daten
Aus Sicht des Datenschutzes ist Schatten-IT brandgefährlich.
Denn sobald personenbezogene Daten in ein nicht genehmigtes System gelangen, sind rechtliche Verpflichtungen nach der DSGVO kaum mehr einzuhalten.
Die Risiken im Überblick:
- Intransparente Datenflüsse: Niemand weiß, wo Daten gespeichert oder verarbeitet werden.
- Fehlende Auftragsverarbeitungsverträge: Viele Anbieter außerhalb der EU verarbeiten Daten ohne gültige Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO.
- Datenübertragungen in Drittländer: Oft landen Informationen auf Servern in den USA oder Asien – ohne ausreichende Schutzmaßnahmen.
- Keine Kontrolle über Löschung: Daten können nicht mehr rechtskonform gelöscht oder berichtigt werden.
Damit entsteht ein ernstes Compliance-Risiko, das nicht nur Bußgelder, sondern auch Reputationsschäden nach sich ziehen kann.
IT-Sicherheit: Ein Einfallstor für Angriffe
Schatten-IT untergräbt die Governance-Strukturen eines Unternehmens.
Verantwortlichkeiten verschwimmen, interne Kontrollsysteme werden umgangen, und Audit-Trails sind lückenhaft.
Kommt es zu einem Sicherheitsvorfall, ist oft nicht mehr nachvollziehbar, wer wann welche Daten verarbeitet hat – ein Albtraum für jede Datenschutz- und Compliance-Abteilung.
Wege aus der Schatten-IT
Die effektivste Methode, Schatten-IT zu verhindern, ist nicht das Verbot, sondern die Einbindung der Mitarbeitenden.
Unternehmen sollten:
- Transparente IT-Richtlinien schaffen, die klare Freigabeprozesse definieren.
- Schnelle Genehmigungswege anbieten, damit sichere Alternativen zeitnah verfügbar sind.
- Aufklärung und Schulung fördern – Mitarbeitende müssen verstehen, warum bestimmte Tools nicht erlaubt sind.
- Monitoring-Systeme einsetzen, die verdächtige Softwareinstallationen erkennen.
- Sichere Alternativen bereitstellen, die modernen Arbeitsanforderungen gerecht werden.
So entsteht eine Kultur, in der Innovation möglich bleibt, ohne die Sicherheit und Compliance zu gefährden.
Fazit
Schatten-IT ist kein Kavaliersdelikt, sondern ein ernstzunehmendes Risiko für Datenschutz und Informationssicherheit.
Wer seine IT-Landschaft im Griff behalten will, braucht klare Prozesse, Transparenz und Sensibilisierung der Mitarbeitenden.
Denn Sicherheit entsteht nicht durch Kontrolle, sondern durch Verständnis und Verantwortung.
Wenn Sie prüfen möchten, ob in Ihrem Unternehmen Schatten-IT vorhanden ist oder Unterstützung bei der Entwicklung sicherer Prozesse benötigen, stehen wir Ihnen gern beratend zur Seite.